Электронные трудовые книжки ввели в России с начала 2020 года. Несмотря на это, как у работников, так и у их руководителей есть множество вопросов, связанных с этим нововведением. Что делать? С чего начать? Является ли переход на электронные книжки обязательным и так далее. В данной статье мы постараемся наиболее полно ответить на самые частые вопросы, связанные с ведением электронных книжек и расскажем о том, как правильно перейти на новый формат.
Закон.
О замене бумажных трудовых книжек электронными говорят уже достаточно давно. Однако, на законодательном уровне такие изменения были закреплены в конце 2019 г., а вступили они в силу 1 января 2020г. Соответствующие изменения были внесены ФЗ от 16.12.2019г. № 436-ФЗ и № 439-ФЗ.
Добровольно или принудительно?
Одним из самых часто задаваемых вопросов является вопрос о том, является ли переход на электронные книжки добровольным, или работодатели смогут формировать электронные книжки своих сотрудников без их согласия.
Плюсы и минусы.
Для того, чтобы сотруднику разобраться в вопросе о том, стоит ли ему переводить свою книжку в электронный формат, расскажем о том, какие плюсы есть у такого перевода:
- Получение быстрого доступа владельцев электронных книжек к информации, содержащейся в ней;
- Упрощение процедуры дистанционного трудоустройства;
- Получение различных государственных услуг, оформление пенсий и т.д. без необходимости представлять документальное подтверждение своего стажа;
- Минимизация внесения недостоверных, неточных или ошибочных данных о трудовой деятельности сотрудника в электронную книжку;
- Высокий уровень сохранности данных и их безопасности.
Что делать работнику?
Каждый работник, имеющий трудовую книжку должен принять решение о том, хочет ли он перевести данные о своем стаже в электронный формат, или он хочет сохранить бумажную версию трудовой книжки. Такое решение должно быть принято до конца 2020г. и отражено в заявлении работника к работодателю.
Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать:
- Сведения о работодателе, на имя которого оно составляется: название организации, должность, Ф.И.О. руководителя, или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя;
- Сведения о работнике: Ф.И.О., должность, структурное подразделение;
- Просьбу перевести трудовую книжку в электронную форму, либо сохранить ее в бумажном виде.
- Подпись работника с расшифровкой;
- Дата составления документа.
Как будут выглядеть электронные книжки?
Электронные книжки сохранят все те же сведения, которые были в их бумажном варианте, в частности:
- Сведения о владельце книжки (Ф.И.О., дата рождения, образование);
- Сведения о приемах на работу, переводах и увольнениях (даты, основания) и т.д.
Кто сдает сведения в ПФР?
Обязанность по сдаче сведений о работе и стаже сотрудников в пенсионный фонд лежит на работодателе. Однако, делать это он может только с добровольного письменного согласия самого сотрудника.
Отчет в ПФР как сдавать?
Утверждены определенные формы, по которым работодатели должны передавать сведения в пенсионный фонд, а также порядок их заполнения.
Программа .
Для передачи сведений в ПФР работодатель вправе самостоятельно выбрать программное обеспечение из существующих на рынке, например, «Контур.Отчет ПФ». Но, если в организации количество сотрудников достигает 25, то у работодателя уже должно быть программное обеспечение, через которое он сдавал ранее отчетность в ПФР, например, формы СЗВ-М или СЗВ-СТАЖ.
Менять имеющееся программное обеспечение нет необходимости. Его можно использовать, в том числе и для передачи сведений, содержащихся в трудовых книжках сотрудников.
Отзывы.
Я принял решение сохранить бумажную версию своей трудовой книжки, и надеюсь, что такая возможность у меня будет и дальше. Лично я не очень доверяю переводу сведений о своей работе в электронную форму, потому что считаю, что в случае целенаправленной хакерской атаки, все данные о трудовом стаже сотрудников могут быть уничтожены (Семен).
Вопросы к эксперту по трудовому праву
Что делать с трудовыми книжками сотрудников, которые решили перейти на электронный вариант?
Как можно получить сведения из трудовой книжки?
Загрузка...
