Электронные трудовые книжки с 2020 года. Что делать работодателю? С чего начать?

электронные трудовые книжки с 2020 года

Электронные трудовые книжки ввели в России с начала 2020 года. Несмотря на это, как у работников, так и у их руководителей есть множество вопросов, связанных с этим нововведением. Что делать? С чего начать? Является ли переход на электронные книжки обязательным и так далее. В данной статье мы постараемся наиболее полно ответить на самые частые вопросы, связанные с ведением электронных книжек и расскажем о том, как правильно перейти на новый формат.

Закон.

О замене бумажных трудовых книжек электронными говорят уже достаточно давно. Однако, на законодательном уровне такие изменения были закреплены в конце 2019 г., а вступили они в силу 1 января 2020г. Соответствующие изменения были внесены ФЗ от 16.12.2019г. № 436-ФЗ и № 439-ФЗ.

Добровольно или принудительно?

Одним из самых часто задаваемых вопросов является вопрос о том, является ли переход на электронные книжки добровольным, или работодатели смогут формировать электронные книжки своих сотрудников без их согласия.

Наталья
Наталья
Эксперт по трудовым вопросам
Для граждан, которые работают, переход на электронный формат книжки будет добровольным, а это означает, что перевести сведения об их работе в электронную форму работодатель сможет только по их добровольному согласию. А те, кто устроится на работу впервые в 2021 г. права выбора иметь не будут. Сведения об их работе будут вестись в электронном формате без их согласия.

Плюсы и минусы.

Для того, чтобы сотруднику разобраться в вопросе о том, стоит ли ему переводить свою книжку в электронный формат, расскажем о том, какие плюсы есть у такого перевода:

  1. Получение быстрого доступа владельцев электронных книжек к информации, содержащейся в ней;
  2. Упрощение процедуры дистанционного трудоустройства;
  3. Получение различных государственных услуг, оформление пенсий и т.д. без необходимости представлять документальное подтверждение своего стажа;
  4. Минимизация внесения недостоверных, неточных или ошибочных данных о трудовой деятельности сотрудника в электронную книжку;
  5. Высокий уровень сохранности данных и их безопасности.
В качестве минусов перевода книжек в электронный формат можно назвать недоверие наших граждан ко всему цифровому. Многие граждане чувствуют себя спокойнее, имея на руках бумажные документы, заверенные оригинальной печатью, и считают, что документ в электронном виде может исчезнуть или удалиться из базы данных и тогда сведения о трудовом стаже граждан будут утеряны безвозвратно.

 

 

Что делать работнику?

Каждый работник, имеющий трудовую книжку должен принять решение о том, хочет ли он перевести данные о своем стаже в электронный формат, или он хочет сохранить бумажную версию трудовой книжки. Такое решение должно быть принято до конца 2020г. и отражено в заявлении работника к работодателю.

Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать:

  • Сведения о работодателе, на имя которого оно составляется: название организации, должность, Ф.И.О. руководителя, или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя;
  • Сведения о работнике: Ф.И.О., должность, структурное подразделение;
  • Просьбу перевести трудовую книжку в электронную форму, либо сохранить ее в бумажном виде.
  • Подпись работника с расшифровкой;
  • Дата составления документа.
Если работник выберет электронный вариант книжки, то его бумажная книжка будет выдана ему на руки с соответствующей записью. При этом, она не потеряет своей юридической силы, и должна быть сохранена работником, так как она является основанием внесения сведений о его работе в электронную базу.

Как будут выглядеть электронные книжки?

Электронные книжки сохранят все те же сведения, которые были в их бумажном варианте, в частности:

  • Сведения о владельце книжки (Ф.И.О., дата рождения, образование);
  • Сведения о приемах на работу, переводах и увольнениях (даты, основания) и т.д.

Кто сдает сведения в ПФР?

Обязанность по сдаче сведений о работе и стаже сотрудников в пенсионный фонд лежит на работодателе. Однако, делать это он может только с добровольного письменного согласия самого сотрудника.

Внимание!
Наталья
Наталья
Эксперт по трудовым вопросам
Законом определены сроки передачи сведений в ПФР. Так, при оформлении приема сотрудника на работу, а также при оформлении его увольнения работодатель обязан передать сведения в ПФ РФ не позднее дня, следующего за днем оформления приказа. При переводах на другую должность внутри организации, сведения передаются не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором состоялся перевод.

Отчет в ПФР как сдавать?

Утверждены определенные формы, по которым работодатели должны передавать сведения в пенсионный фонд, а также порядок их заполнения.

Сведения о данных сотрудников, содержащихся в трудовых книжках, подаются в пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД. При этом, сдавать данный отчет должны даже те работодатели в штате которых числится всего один сотрудник.

Программа .

Для передачи сведений в ПФР работодатель вправе самостоятельно выбрать программное обеспечение из существующих на рынке, например, «Контур.Отчет ПФ». Но, если в организации количество сотрудников достигает 25, то у работодателя уже должно быть программное обеспечение, через которое он сдавал ранее отчетность в ПФР, например, формы СЗВ-М или СЗВ-СТАЖ.

Менять имеющееся программное обеспечение нет необходимости. Его можно использовать, в том числе и для передачи сведений, содержащихся в трудовых книжках сотрудников.

 

 

Отзывы.

Переход на электронные книжки значительно увеличил работу кадровых сотрудников. Необходимость ведения личных карточек и внесения в них записей о трудовой деятельности сохранилась. Более того, многие сотрудники приняли решение оставить бумажные книжки. Соответственно, сейчас необходимо как вести бумажные документы, так и постоянно отчитываться в ПФР (Ольга, начальник отдела кадров).

Я принял решение сохранить бумажную версию своей трудовой книжки, и надеюсь, что такая возможность у меня будет и дальше. Лично я не очень доверяю переводу сведений о своей работе в электронную форму, потому что считаю, что в случае целенаправленной хакерской атаки, все данные о трудовом стаже сотрудников могут быть уничтожены (Семен).

Вопросы к эксперту по трудовому праву

Что делать с трудовыми книжками сотрудников, которые решили перейти на электронный вариант?

Наталья
Наталья
Эксперт по трудовым вопросам
Вопрос эксперту
Здравствуйте! В нашей организации несколько сотрудников приняли решение перейти на электронные форматы книжек. Что делать с их бумажными версиями?
Наталья
Здравствуйте! Если сотрудник подал письменное заявление о переходе на электронный формат книжки, выдайте ему на руки ее бумажную версию, сделав в ней соответствующую запись. Трудовая книжка должна выдаваться сотруднику под роспись. С этого момента Вы освобождаетесь от ответственности за ее хранение и ведение.

Как можно получить сведения из трудовой книжки?

Наталья
Наталья
Эксперт по трудовым вопросам
Вопрос эксперту
Здравствуйте! Я дал согласие на ведение электронной книжки работодателем. Как я могу проверить корректность данных, внесенных работодателем в нее?
Наталья
Здравствуйте! Сведения из электронной книжки можно получить как у своего работодателя, так и в ПФР, либо МФЦ. Если у Вас есть доступ к личному кабинету на сайте ПФР, то распечатать или просмотреть сведения из своей электронной книжки Вы можете и самостоятельно.
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector